Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации как внутри компании, так и между контрагентами и госорганами.
ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться счетами-фактурами, актами, накладными и другими документами.
Для осуществления ЭДО с контрагентами существуют два способа:
1прямой обмен электронными документами. Он может осуществляться с помощью электронной почты. Контрагентам достаточно заключить между собой договор. Однако использование такого вида документооборота не допускает возможность отправки счетов-фактур;
2обмен через оператора ЭДО. Для этого необходимо заключить договор с оператором ЭДО.
Есть три случая, когда ЭДО между контрагентами обязателен:
1при отправке электронных счетов-фактур. Они должны быть подписаны КЭП руководителя или уполномоченного сотрудника;
2при работе с маркированными товарами. Отправлять коды маркировки в «Честный знак» можно только по ЭДО;
3при работе с прослеживаемыми товарами. Все счета-фактуры, накладные и корректировочные документы по подлежащим прослеживаемости товарам передаются в ФНС в электронном виде.
Организация ЭДО с контрагентами позволяет:
сократить время и издержки на содержание архива;
снизить расходы на печать и транспортировку бумажных документов;
отслеживать все этапы согласования документа;
исключить потери документов;
обеспечить конфиденциальность материалов на всех этапах.
С подробным сценарием внедрения электронного документооборота можно ознакомиться на сайте ФНС России (https://clck.ru/3DDXLp).
